Privacystatement – Geheugen van Zoetermeer

Wie zijn wij?

Het Stadsarchief Zoetermeer (verder: Stadsarchief) beheert het archief van de gemeente Zoetermeer. Als u gebruik maakt van de diensten van het Stadsarchief, dan gebruiken wij persoonlijke gegevens van u.

Het Historisch Genootschap Oud Soetermeer (verder: HGOS) heeft als doel het onderzoeken, uitdragen en behouden van de geschiedenis van Zoetermeer. Het Stadsarchief Zoetermeer en het HGOS zorgen samen voor de website Geheugen van Zoetermeer.

Wat zijn persoonsgegevens?

Deze gegevens zeggen iets over een persoon. Bijvoorbeeld: een naam, adres, geboortedatum of woonplaats. Ook foto’s en films kunnen persoonsgegevens hebben als iemand er herkenbaar op staat.

Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?

Dit zijn gegevens over iemands:

Ras of etnische afkomst
Politieke opvattingen
Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen
Lidmaatschap van een vakbond
Gegevens over gezondheid
Seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
Genetische gegevens
Biometrische gegevens (bijvoorbeeld: vingerafdrukken of irisscans)

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelig. Bij gebruik daarvan gelden daarom extra strenge regels.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

Studiezaal en online dienstverlening

Wilt u een document uit het archief inzien of er een kopie van hebben? Of wilt u een vraag stellen over het archief? Dan kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen:

Titel
Voornaam
Naam
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mail

Beeldbank

In de beeldbank verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Afbeeldingen
Namen
Geboortedata
Familierelaties
Adressen behorend bij beeldmateriaal

Account website

Wilt u een account aanmaken op de website van het Geheugen van Zoetermeer? Dan bent u verplicht de volgende persoonsgegevens in te vullen:

Gebruikersnaam
E-mailadres
Wachtwoord

De volgende gegevens zijn niet verplicht:

Titel
Voornaam
Naam
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer

Persoonsgegevens in archieven

Het grootste deel van het archief is openbaar. Stukken waarin algemene persoonsgegevens staan kunt u bekijken. Wanneer er gevoelige persoonsgegevens in stukken staan, worden die niet openbaar gemaakt. Zo beschermen we de privacy van personen die nog in leven zijn.

Een klein deel van het archief is niet openbaar, u kunt deze stukken niet (online) bekijken. Sommige stukken kunt u alleen bekijken onder strenge regels in onze studiezaal. Vaak zijn stukken niet openbaar vanwege de privacy van personen die in deze stukken staan. Wanneer een stuk niet openbaar is dan wordt dit aangegeven in de beschrijving van het dossier. Ook wordt aangeven tot wanneer de stukken niet openbaar zijn.

Wilt u een niet-openbaar stuk uit het archief bekijken dat vanwege privacy nog niet openbaar is? Dan moet u ons schriftelijk uitleggen waarom u het stuk wilt bekijken. Verder gelden de regels:

Er is (schriftelijke) toestemming nodig van de persoon van wie de bijzondere persoonsgegevens worden gegeven, of:
In het archiefstuk staan bijzondere persoonsgegevens van een iemand die dat zelf al eerder openbaar heeft gemaakt, of:
Voor de bijzondere persoonsgegevens van een overleden persoon moet u een bewijs van overlijden laten zien, of:
Het archiefstuk is nodig als bewijsstuk in bijvoorbeeld een rechtszaak.

In het belang van wetenschappelijk of historisch onderzoek kunnen onderzoekers stukken die niet openbaar zijn bekijken zonder dat de betrokkenen overleden zijn of toestemming voor inzage hebben gegeven. In dat geval gelden de volgende regels:

Het bekijken van het stuk is nodig voor het onderzoek.
Het vragen van toestemming of het laten zien van een bewijs van overlijden is onmogelijk of kost veel moeite.
De uitvoering van het onderzoek biedt voldoende garantie dat er geen vervelende gevolgen zijn voor de privacy van de betrokken personen.

Wilt u een stuk uit het archief bekijken van een persoon die meer dan 100 jaar geleden is geboren? Dan is een bewijs van overlijden meestal niet nodig.

Voor welke doelen

Op grond van de Archiefwet 1995 moet de gemeente Zoetermeer zorgen voor het archief en dit openbaar maken. De gemeente Zoetermeer stelt ook beeldmateriaal digitaal beschikbaar (de Beeldbank).

Het doel van HGOS is om de geschiedenis van Zoetermeer en van het dorp Zegwaart te onderzoeken, te vertellen en te behouden. Zie de statuten van HGOS. HGOS mag daarom persoonsgegevens vastleggen die nodig zijn om dit doel te bereiken. Hierbij houdt HGOS rekening met het belang van de personen van wie zij de gegevens opslaan. Zie hiervoor het onderdeel ‘Uw rechten’.

De verplichte gegevens die wij vragen op de website Geheugen van Zoetermeer zijn nodig om een account aan te maken. De gegevens die niet verplicht zijn slaan wij op om contact op te nemen met de gebruiker (als dat nodig is).

Plichten en verantwoordelijkheden

Het Stadsarchief en het HGOS moeten zich houden aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat:

Er zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan.
Wij persoonsgegevens alleen opslaan als dat nodig is voor het doel van gemeente en het HGOS.
Wij niet meer persoonsgegevens opslaan dan nodig is.
Wij de persoonsgegevens goed beveiligen.

Het geven van informatie aan andere organisaties of personen

Via de website Geheugen van Zoetermeer geven wij informatie aan andere organisaties en/of personen. Wij stellen geen gegevens beschikbaar voor commerciële doelen, tenzij daarvoor toestemming is gegeven. Gemeente Zoetermeer en het HGOS hebben geen invloed op wat andere organisaties en/of personen met de gegevens doen. Voor het gebruik van reproducties van archiefstukken en beeldmateriaal gelden regels. Deze kunt u vinden op de pagina archief of beeldmateriaal gebruiken en de disclaimer van de website Geheugen van Zoetermeer.

Hoe lang bewaren wij informatie

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Het doel van het Stadsarchief en het HGOS is om meer over de geschiedenis van Zoetermeer te vertellen. Daarom bewaren wij veel gegevens voor langere tijd. Is een persoon overleden? Dan gelden de privacyregels niet meer voor deze persoon. Dit betekent dat informatie over deze persoon openbaar mag worden.

Heeft u een account op de website Geheugen van Zoetermeer? Wij bewaren uw gegevens zo lang u het account gebruikt. Gebruikt u account langer dan 12 maanden niet? Dan verwijderen wij het account.

Persoonsgegevens die u geeft bij een bezoek aan het Stadsarchief vernietigen wij na 6 maanden.

Beveiliging

Wij nemen alle nodige maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Uw rechten

Wanneer wij uw persoonsgegevens opslaan, heeft u verschillende rechten:

Inzage van gegevens

U heeft het recht op inzage. Dat betekent dat u mag vragen om een lijst met gegevens die wij van u opslaan. Geef in uw verzoek aan welke gegevens of welk dossier u wilt zien. Wij kunnen u dan sneller helpen.

Aanpassen, aanvullen of verwijderen van gegevens

Zijn de gegevens die wij van u opslaan niet juist? Of vindt u dat wij meer gegevens van u opslaan dan nodig is? Vraag dan om de gegevens aan te passen, aan te vullen of te verwijderen. Let op! De gemeente is niet verplicht aan uw vraag te voldoen. Wij maken altijd een zorgvuldige keuze.

Hoe kunt u dit doen?

Kijk in het Privacystatement van gemeente Zoetermeer. Onder ‘Uw rechten’ staat hoe u inzage, aanpassing, aanvulling of verwijdering van uw gegevens kunt vragen.

Toestemming intrekken?

Heeft u toestemming gegeven om uw gegevens via de Beeldbank te laten zien? En wilt u deze toestemming intrekken? Stuur dan een e-mail naar stadsarchief@zoetermeer.nl. Als u uw toestemming intrekt, heeft dat geen invloed op de periode dat uw toestemming nog wel geldig was voor het opslaan van uw gegevens.

Meer weten?

Heeft u vragen over deze privacy verklaring? Neem dan contact op met het Stadsarchief via telefoonnummer 079-346 8577 of per e-mail: stadsarchief@zoetermeer.nl.

Heeft u klachten over het opslaan van persoonsgegevens door het Stadsarchief of het HGOS en komt u er met de gemeente niet uit? Neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.